Бизнес-аналитика отдела продаж и снабжения. Создание технического задания на внедрение CRM-системы

Компания "ДСТ ресурс"

Осуществляет комплексное снабжение промышленных предприятий автомобильными деталями и прочими автотранспортными средствами для строительных и других видов работ

О проекте

Компания обратилась к нам с просьбой изменения структуры работы внутреннего отдела. Нам предстояло организовать работу менеджеров таким образом, чтобы руководители всегда могли отследить процесс, а клиенты компании не исчезали при уходе закрепленного за ними менеджера.

Запрос

Провести комплексную аналитику бизнес-процессов компании, выстроить структуру работы менеджеров и сделать видимыми все этапы работы над заказом. В завершении создать Техническое Задание на внедрение CRM-системы.

Задача

Автоматизировать и улучшить работы внутреннего процесса продаж, предупредить возникновение рисков. Улучшить работу отдела продаж путем автоматизации процесса и предоставления доступа ко всей информации руководству компании. Минимизировать риски потери клиентов при уходе сотрудников.

Цель проекта

Подзадачи проекта

1. Интервьюирование всех сотрудников компании

Для того, чтобы выстроить грамотную логику и эффективные бизнес-процессы, нам было необходимо понимать, как строится работа в компании со слов самих сотрудников. Какие задачи они обычно выполняют, с какими отделами чаще всего взаимодействуют, что выходит за рамки их должностных обязанностей.

3. Выбор подходящей CRM-системы

В ходе исследования принципов работы компании и описания бизнес-процессов, мы предложили внедрить сервис Битрикс24 для ведения, полной автоматизации работы и отслеживания работы сотрудников руководством компании.

4. Построение логической структуры для CRM

Следующем шагом стало описание схемы работы сотрудников для внедрения срм-системы: на каком этапе создается тот или иной документ, в какую сущность на стороне Битрикс он следует, кто является ответственным за эту сущность и кто ее может редактировать. Результатом данного этапа стало прописание бизнес-процессов компании и схемы внедрения срм-системы.

2. Описание всех бизнес-процессов

До начала нашей работы процессы не были выстроены, нарушалась логика работы отделов, многие процессы дублировались или не завершались. После проведение интервью мы прописали все процессы компании исходя из должностей каждого сотрудника. Установили их основные задачи, выстроили грамотное взаимодействие отделов и ответственность за документы. Весь рабочий процесс был задокументирован.

5. Создание Технического Задания

По готовым бизнес-процессам мы сформировали подробное Техническое Задание (ТЗ), на основании которого была внедрена система Битрикс 24: коробочное решение Битрикс, развернутое под процессы компании. Также были созданы отдельные воронки для основных процессов (снабжение, работа склада).

Особенности

(1)

Изменения в рабочем процессе компании

По итогам нашей работы сотрудники могли работать только внутри своей воронки, не игнорируя свои задачи и не выполняя лишние. Менеджеры на всех этапах обработки заказа могли отследить его путь и выполненные с ним операции.

(2)

Участие руководства на любом этапе работы

Руководители могли контролировать рабочий процесс и вмешиваться в его работу в случае, если что-то пошло не по плану. Для этого руководителю приходило уведомление о неполадках работы.

По итогам сотрудничества были сформированы и описаны все бизнес-процессы компании в нотациях BPMN и IDEF0, выбрана подходящая CRM-система для автоматизации работы компании и подготовлена схема работы сотрудников. Также было составлено полноценное Техническое Задание на внедрение выбранной CRM Битрикс24. Наша работа над проектом решила главный вопрос: привязка клиентов только к конкретным менеджерам. Теперь руководитель всегда может отследить ход работы и имеет прямой контакт с клиентом.

Результат