Комплексное развертывание 1С и внедрение CRM системы Битрикс24 для стриминговой площадки музыки

Компания Zaycev.net

Zaycev.net предоставляет пользователям прослушивать музыку любимых исполнителей по подписке. С исполнителями в свою очередь заключается договор по стримингу его песен за определенную плату

О проекте

Компания Zaycev.net обратились к нам с запросом на разработку пакета документов для подписания договоров, оптимизацию их работы и внесения бизнес-процессов в CRM-систему.

Запрос

Выстроить логику работы между сотрудниками компании и программным обеспечением, чтобы увеличить эффективность и скорость работы над договорами, используя при этом специализированные сервисы.

Задача

Автоматизировать процесс работы сотрудников и избежать рисков не подписания договоров по причине длительности процесса или несоблюдения необходимых этапов.

Цель проекта

Подзадачи проекта

1. Полное развертывание системы 1С из облачного решения 1С: Cloud

До обращения к нам компания работала с облачным решением 1С: Cloud. Для продолжения работ нам потребовалось развернуть текущую систему на внутреннем сервере. Мы полностью занялись установкой, чисткой имеющейся базы и ее интеграцией.

3. Реализация связки 1С и Битрикс24

Суть: данная связка позволит решить текущие проблемы заказчика и выстроить слаженную работу: менеджеры стримингового сервиса общаясь напрямую с лицензиарами смогут отправлять им только сам отчет, который будет нами разработан, что сократит время их трудозатрат. Непосредственно сами расчеты показателей в документе будут происходить на стороне 1С:Бухгалтерея.

4. Чистка текущей базы 1С и ее интеграция с Битрикс24

Суть: от нас требовалось очистить базу от лицензиаров, сотрудничество с которыми уже прекратилось. Их мы поместили в отдельную архивную папку на случай возобновления контракта. Очищенную базу мы проинтегрировали с CRM-системой Битрикс24, закрепив в ней также электронные почты сотрудников.

2. Автоматизация процесса расчета с лицензиарами

Изначальный отчет для исполнителя был разработан компанией Zaycev.net и представлял собой обычный excel-документ с необходимыми данными для расчета. Выплаты происходили на стороне 1С: Бухгалтерея, а данные по самим исполнителям находились внутри системы 1С. Наша работа заключалась в упрощении и ускорении этого сложного процесса.

5. Создание воронки «Заключение договора с новым исполнителем»

Суть: для исполнителя, который будет впервые заключать договор с компанией Zaycev.net мы разработали поэтапный план его подписания — воронку. Шаблон договора мы занесли в CRM-систему, менеджеру остается только заполнить определенные поля и нажать на кнопку «Сформировать документ». Готовый документ отправляется через Битрикс на почту лицензиара, ожидая согласования.

Подзадачи проекта

6. Создание воронки "Текущие договоры"

Исполнитель, который согласовал и подписал договор переходит во вторую воронку — «Текущие договора» и распределяется по статусу в зависимости от типа своего юридического лица. Информация из документа подтягивается в 1С, где автоматически создается новая компания со всеми связанными контактами и реквизитами, которые будут необходимы для проведения выплат.

7. Автоматизация заполнения данных в Битрикс24

Благодаря настроенной нами интеграции в 1С бухгалтеру не нужно заполнять все реквизиты вручную, они автоматически передаются из Битрикса, что значительно сокращает временные затраты.

8. Техническая поддержка систем

На текущий момент ведется поддержка обеих систем: 1С и Битрикс24. Проводится обновление 1С и проверка интеграций на стороне Битрикса.

Особенности

(1)

Закрепление порядка согласования

Каждый установленный временной период, документ, который формируется на стриминг-площадке имеет один и тот же процесс согласования. При согласовании отчета лицензиаром от бухгалтера требуется только проведение выплаты.

(2)

Уточнение юридических данных

На стороне 1С самого исполнителя нужно было создавать как компанию определенного типа и добавлять контакты и реквизиты, связанные с ней.

(3)

Сложности с типами юридического лица

С типом «Самозанятый» и «Физическое лицо» были проблемы с сопоставлением пришедших клиентов и сотрудников, закрепленных за компаний, т.к. они имели одинаковый статус. Требовалось проводить фильтр и отправлять документы только реальным клиентам. Данная проблема была решена с помощью специальных полей checkbox, символизирующих, каким контактам отправлять информацию, а каким нет.

В результате наших работ были проинтегрированы между собой две системы: 1С и Битрикс24, разработан пакет запрашиваемых заказчиков документов и внесены все данные на стороне Битрикса с возможностью их обновления. Связка систем и автоматизация заполнения и движения документов работают исправно, облегчают задачи сотрудников компании и сокращают время их работы. Также проведенная работа минимизирует риски потери и не подписания документов.

Результат