Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) — это не просто выбор программного обеспечения. Это переосмысление того, как ваша организация работает с информацией. Прежде чем выбрать и начать внедрение решения, важно рассмотреть несколько ключевых аспектов, которые определяют эффективность и жизнеспособность системы в будущем.
1. Где и как будут храниться документы?
Первый базовый вопрос — выбор хранилища. Оно может быть:
Хранилище должно обеспечивать быстрый доступ к документам, их редактирование, защиту и масштабируемость. Особенно это критично для организаций с большими объемами данных — например, в строительной отрасли или производстве.
- Физическим (локальные серверы организации);
- Облачным (внешние хранилища, например, Google Drive);
- Интегрированным в платформу (как в случае с 1С: Документооборот).
Хранилище должно обеспечивать быстрый доступ к документам, их редактирование, защиту и масштабируемость. Особенно это критично для организаций с большими объемами данных — например, в строительной отрасли или производстве.
2. Объем и целесообразность хранения данных
Нужно понимать, действительно ли необходимо хранить всё, что накапливается. В большинстве компаний до 50% данных могут быть нерелевантными или устаревшими. Это приводит к перегрузке системы и увеличению расходов на IT-инфраструктуру.
Простейшая методика — анализ активности данных: если к файлу не обращались последние 3−6 месяцев, его ценность можно поставить под сомнение. Для более сложного анализа могут использоваться инструменты искусственного интеллекта.
Простейшая методика — анализ активности данных: если к файлу не обращались последние 3−6 месяцев, его ценность можно поставить под сомнение. Для более сложного анализа могут использоваться инструменты искусственного интеллекта.
3. Кто отвечает за данные и их хранение
В компании должен быть назначен ответственный за управление хранилищем — человек или система, контролирующие:
Это важная часть информационной гигиены организации.
- Нецелевое использование пространства (например, сотрудники сохраняют личные файлы);
- Дублирование документов;
- Несжатые и неоптимизированные форматы файлов (например, PDF на 25 МБ вместо 250 КБ).
Это важная часть информационной гигиены организации.
4. Жизненный цикл и смысл документа
У каждого документа есть:
Например, планировка квартиры в риелторской компании нужна до момента ее продажи. После — теряет ценность. Важно понимать, сколько времени документ остается нужным для операционной деятельности.
- Назначение;
- Период актуальности;
- Пользователи и заинтересованные отделы.
Например, планировка квартиры в риелторской компании нужна до момента ее продажи. После — теряет ценность. Важно понимать, сколько времени документ остается нужным для операционной деятельности.
5. Совместная работа с документами
Современные команды требуют одновременной работы с документами. Системы, как Google Docs, позволяют редактировать один файл нескольким сотрудникам одновременно. В то же время, 1С: Документооборот предоставляет монопольный доступ — это может быть неудобно для динамичных рабочих процессов.
6. Электронная подпись и финализация документов
Документы в бизнесе требуют подтверждения и финального утверждения. Поддерживает ли выбранная система работу с электронной цифровой подписью (ЭЦП)? Можно ли зафиксировать последнюю редакцию документа как официальную?
Эти функции критически важны для договоров, счетов и других юридически значимых документов.
Эти функции критически важны для договоров, счетов и других юридически значимых документов.
7. Согласование документов внутри компании
Документооборот — не только про хранение, но и про процессы. Важно, чтобы система позволяла:
Чем гибче процесс — тем быстрее решения и меньше потерь времени.
- Отправлять документ на согласование;
- Отслеживать правки и комментарии;
- Контролировать статус утверждения.
Чем гибче процесс — тем быстрее решения и меньше потерь времени.
8. Обмен документами с внешними и внутренними контрагентами
ЭДО должен поддерживать два типа обмена:
Например, СБИС хорошо интегрирован с внешним документооборотом и ЭЦП.
Для внутреннего ЭДО система должна быть связана с почтовыми сервисами, календарями и даже напоминаниями — чтобы вовремя отправить, получить и обработать документы.
- Внутренний — между отделами;
- Внешний — с клиентами, партнерами, государственными структурами.
Например, СБИС хорошо интегрирован с внешним документооборотом и ЭЦП.
Для внутреннего ЭДО система должна быть связана с почтовыми сервисами, календарями и даже напоминаниями — чтобы вовремя отправить, получить и обработать документы.
9. Интеграция с бизнес-процессами компании
Документооборот не должен существовать отдельно. Он должен быть встроен в основные процессы:
Выбранная система должна поддерживать такую интеграцию — либо нативно, либо через API.
- Финансы и бухучет;
- Продажи;
- Производство;
- HR и кадровое делопроизводство.
Выбранная система должна поддерживать такую интеграцию — либо нативно, либо через API.
Заключение
Перед внедрением документооборота стоит задать себе 8−9 ключевых вопросов. Именно ответы на них помогут определить, какая система вам подходит: 1С: Документооборот, СБИС, Битрикс24, Google Docs и т. д. или даже собственное решение.
Грамотно выбранная и внедрённая система станет не просто инструментом, а частью нервной системы вашей компании — и будет способствовать ускорению процессов, снижению ошибок и повышению прозрачности.
Наша компания оказывает услуги по разработке и внедрению системы электронного документооборота. Узнать все подробности вы можете:
Грамотно выбранная и внедрённая система станет не просто инструментом, а частью нервной системы вашей компании — и будет способствовать ускорению процессов, снижению ошибок и повышению прозрачности.
Наша компания оказывает услуги по разработке и внедрению системы электронного документооборота. Узнать все подробности вы можете:
- Email: info@pland.pro
- Телефон: +7 929 236 68 06
- Сайт: pland.pro/