О чем нужно подумать, прежде чем внедрять документооборот в компании

интересно

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) — это не просто выбор программного обеспечения. Это переосмысление того, как ваша организация работает с информацией. Прежде чем выбрать документооборот (о том, как выбрать подходящий для вашего бизнеса ЭДО, рассказали в этой статье) и начать его внедрение, важно рассмотреть несколько ключевых аспектов, которые определяют эффективность и жизнеспособность системы в будущем.

Где и как будут храниться документы?

Первый базовый вопрос — выбор хранилища. Оно может быть:

Физическим (локальные серверы организации);
Облачным (внешние хранилища, например, Google Drive);
Интегрированным в платформу (как в случае с 1С:Документооборот).

Хранилище должно обеспечивать быстрый доступ к документам, их редактированию, защиту и масштабируемость. Особенно это критично для организаций с большими объемами данных — например, в строительной отрасли или производстве.

Объем и целесообразность хранения данных

Нужно понимать, действительно ли необходимо хранить всё, что накапливается. В большинстве компаний до 50% данных могут быть нерелевантными или устаревшими. Это приводит к перегрузке системы и увеличению расходов на IT-инфраструктуру.

Простейшая методика — анализ активности данных: если к файлу не обращались последние 3−6 месяцев, его ценность можно поставить под сомнение. Для более сложного анализа могут использоваться инструменты искусственного интеллекта.

Кто отвечает за данные и их хранение

В компании должен быть назначен ответственный за управление хранилищем — человек или система, контролирующие:

Нецелевое использование пространства (например, сотрудники сохраняют личные файлы);
Дублирование документов;
Несжатые и неоптимизированные форматы файлов (например, PDF на 25 МБ вместо 250 КБ).

Это важная часть информационной гигиены организации.

Жизненный цикл и смысл документа

У каждого документа есть:

Назначение;
Период актуальности;
Пользователи и заинтересованные отделы.

Например, планировка квартиры в риелторской компании нужна до момента ее продажи. После — теряет ценность. Важно понимать, сколько времени документ остается нужным для операционной деятельности.

Совместная работа с документами

Современные команды требуют одновременной работы с документами. Системы, как Google Docs, позволяют редактировать один файл нескольким сотрудникам одновременно. В то же время, 1С:Документооборот предоставляет монопольный доступ — это может быть неудобно для динамичных рабочих процессов.

Электронная подпись и финализация документов

Документы в бизнесе требуют подтверждения и финального утверждения. Поддерживает ли выбранная система работу с электронной цифровой подписью (ЭЦП)? Можно ли зафиксировать последнюю редакцию документа как официальную?

Эти функции критически важны для договоров, счетов и других юридически значимых документов.

Согласование документов внутри компании

Документооборот — не только про хранение, но и про процессы. Важно, чтобы система позволяла:

Отправлять документ на согласование;
Отслеживать правки и комментарии;
Контролировать статус утверждения.

Чем гибче процесс — тем быстрее решения и меньше потерь времени.

Обмен документами с внешними и внутренними контрагентами

ЭДО должен поддерживать два типа обмена:

Внутренний — между отделами;
Внешний — с клиентами, партнерами, государственными структурами.

Например, СБИС хорошо интегрирован с внешним документооборотом и ЭЦП.

Для внутреннего ЭДО система должна быть связана с почтовыми сервисами, календарями и даже напоминаниями — чтобы вовремя отправить, получить и обработать документы.

Интеграция с бизнес-процессами компании

Документооборот не должен существовать отдельно. Он должен быть встроен в основные процессы:

Финансы и бухучет;
Продажи;
Производство;
HR и кадровое делопроизводство.

Выбранная система должна поддерживать такую интеграцию — либо нативно, либо через API.

Выбор подходящей
системы эдо

Перед внедрением документооборота стоит задать себе 8−9 ключевых вопросов. Именно ответы на них помогут определить, какая система вам подходит: 1С: Документооборот, СБИС, Битрикс24, Google Docs и т. д. или даже собственное решение.

Грамотно выбранная и внедрённая система (о том, как правильно внедрять любой продукт рассказали здесь) станет не просто инструментом, а частью нервной системы вашей компании — и будет способствовать ускорению процессов, снижению ошибок и повышению прозрачности.

Наша компания оказывает услуги по разработке и внедрению системы электронного документооборота. Вы можете обратиться к нам за помощью.