Внедрение электронного документооборота: настройка сервиса, обучение всего персонала компании, поддержка работоспособности системы.

Компания апекс групп

Апекс Групп — российская строительная компания, оказывающая широкий спектр услуг для крупных предприятий, таких как Лукойл, завод ЧТПЗ, Газпром и других на протяжении 20 лет. На данный момент Апекс Групп планирует выход на международный рынок

О проекте

После описания нами всех бизнес-процессов, компания «Апекс Групп» обратилась к нам с запросом на внедрение электронного документооборота (ЭДО) в рабочий процесс, описание регламента движения документов и обучение сотрудников работе в системе.

Запрос

Выбрать подходящий для компании ЭДО, который будет отвечать их требованиям и запросам. Внедрить в систему все бизнес-процессы и документы компании. Провести обучение сотрудников.

Задача

Ускорить и автоматизировать работу сотрудников компании. Полностью объяснить и наглядно показать им принцип работы системы. Добиться того, чтобы персоналу было удобно работать, а все процессы были оптимизированы и логичны. Создать для компанию такую структуру, чтобы в ней было удобно взаимодействовать как с подрядчиками, так и с клиентами.

Цель проекта

5. Техническая поддержка системы

После полного внедрения ЭДО и его запуска, мы оказывали техническую поддержку работоспособности системы и персонала. Оптимизировали бизнес-процессы компании, помогали сотрудникам освоиться и решали возникающие проблемы.

1. Выбор подходящего для компании сервиса

Раньше компания не сталкивалась с использованием системы ЭДО, поэтому нам нужно было выбрать наиболее подходящий сервис, который решит максимальное количество задач предприятия. Исходя из ключевого запроса: ведение электронного документооборота, совместно с подрядчиками была выбрана система СБИС.

3. Внедрение бизнес-процессов компании в ЭДО

Нами были прописаны маршруты всех документов, ответственные за них сотрудники, а также устранены дубликаты или документы, полностью потерявшие свою актуальность.

2. Приоритет на функциональность системы СБИС

Одним из важных моментов сервиса является наличие электронной цифровой квалифицированной и неквалифицированной подписи, что упрощает работу с документами и позволяет подписывать их в онлайн-режиме, избавляя руководителей от лишних встреч.

Подзадачи проекта

4. Обучение персонала по работе с системой

Мы провели подробное обучение для всех сотрудников компании по работе с СБИС. Ознакомили их с интерфейсом, функциональностью работы, основных обязанностях и предоставили все необходимые должностные инструкции.

Особенности

(1)

Первый опыт работы с ЭДО для компании

Ранее компания «Апекс Групп» еще не сталкивались с работой и функциональностью электронного документооборота. Наша задача состояла не только в обучении сотрудников, но и выборе оптимальной для компании системы, которая бы отвечала всем ее запросам.

(2)

Поддержание оптимальной работоспособности

После полного внедрения системы важно было не оставить компанию «один на один» с новым сервисом. Был высок риск возникновения сложностей в работе и непонимания сервиса. Поэтому на начальной стадии работы мы поддерживали как самих сотрудников, так и работоспособность СБИС.

По итогам сотрудничества с компанией было успешно реализовано: внедрение электронного документооборота СБИС с полным запрашиваемым функционалом, описание регламента движения всех документов внутри системы, внедрение автоматизированных бизнес-процессов компании, которые были ранее нами прописаны (читайте в этом кейсе), обучение сотрудников работе с новым сервисом и помощь в освоении, техническая поддержка работы компании с ЭДО на начальном этапе. На текущий момент Компания успешно работает с этой системой, взаимодействует с подрядчиками и клиентами.

Результат

Наши кейсы

Комплексная бизнес-аналитика и описание всех бизнес-процессов компании "Апекс Групп"

Целью проекта было ускорить и автоматизировать работу сотрудников компании, выстроить для них четкую логику и понимание. Избежать повторения действий на разных этапах выполнения задач. Увеличить общую эффективность работы.